Sekretaris Direktur

Kualifikasi :

• Usia tahun
• Pendidikan minimal D3 Administrasi Perkantoran, Manajemen, Komunikasi, dan atau sesuai bidang tersebut
• Memiliki pengalaman 2 sampai 3 tahun sebagai Sekretaris, atau posisi yang berkaitan dengan dukungan manajemen
• Memiliki pengalaman dalam pengelolaan dokumen, agenda, surat menyurat atau komunikasi lintas bagian
• Memahami manajemen arsip dan pengelolaan surat masuk atau keluar
• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) dan aplikasi pendukung administrasi lainnya
• Memahami etika profesional dalam menangani dokumen dan informasi yang bersifat rahasia
• Memahami penyusunan laporan harian, mingguan dan bulanan
• Siap dinas luar ke seluruh Agen PT Rosalia Indah Transport
• Penempatan Kantor Pusat, Palur, Jaten, Karanganyar, Jawa Tengah

Tugas dan tanggungjawab :

• Menerima, menindaklanjuti, serta menyampaikan tugas-tugas umum dari Direksi secara tepat waktu
• Mengelola laporan harian, mingguan, bulanan dan melakukan usulan evaluasi terhadap capaian program kerja, serta menyusun usulan perbaikan ke Direktur
• Mengatur, memeriksa, dan mengelola seluruh surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar yang berkaitan dengan Direksi atau Departemen yang diampu
• Melakukan pengarsipan surat dan dokumen penting, termasuk arsip digital dan fisik yang terhubung dengan Direksi maupun Departemen terkait
• Menyiapkan keperluan, relasi, dan koordinasi lintas bagian apabila diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan tugas Direksi
• Menginformasikan kepada bagian lain bila dibutuhkan kerjasama serta memastikan tindak lanjut dan penyelarasan tugas berjalan baik
• Menjadi sumber informasi penghubung, baik antara Direksi dengan pihak internal maupun pihak eksternal.
• Mengatur jadwal Direksi, agenda rapat, notulensi meeting, kegiatan, dan memastikan seluruh agenda berjalan sesuai rencana
• Menyampaikan penyelesaian tugas kepada Direksi, termasuk update progress dan hasil tindak lanjut dari Departemen yang diampu
• Melaporkan setiap case atau isu yang masuk ke Direksi, serta menyiapkan laporan pendukung yang dibutuhkan
• Mengelola pintu masuk informasi antara pihak eksternal dan internal sebelum diteruskan kepada Direksi.
• Menjaga kerahasiaan informasi internal/Top Management, memastikan seluruh data sensitif tetap aman dan tidak bocor ke pihak luar
• Melaksanakan tugas relevan lainnya yang diberikan oleh Direksi atau atasan langsung